Les acteurs clefs d’un projet pourront accéder à l’ensemble des documents via un espace personnel. Ils pourront consulter l’annuaire, le planning, les documents validés, les documents entrants et tout autre document jugé nécessaire. Ils pourront aussi notifier leurs commentaires et leurs remarques. 

Le diagramme des attentes formalise les attentes clés des clients vis-à-vis de l‘agence. Il représente « la qualité attendue » et sera utilisé comme outil de sensibilisation à la qualité en interne.

Pour chaque projet traité par l‘agence, un plan qualité projet suivi est mis en place. Celui-ci compile l‘ensemble des données du projet afin de suivre son évolution : annuaire, plan qualité projet,  historique des actions, validations, recueil des exigences, évènements, anomalies ... Ce PQPS évolue tout au long du projet, il offre une visibilité globale du projet et permet d'apprécier au mieux la garantie d'une qualité. 

Traiter une réclamation avec efficacité et méthode permet de conserver la confiance malgré l’erreur commise, il permet également d’ancrer un style de management exigeant dans l’organisation : celui de l'amélioration continue. En cas de réclamation, avec vous, nous définissons les termes de satisfaction et clarifions le niveaux de réponse (réponse curative, corrective et préventive).

Si le diagramme des attentes est l’outil de la qualité attendue, l’enquête de satisfaction est l’outil qui permet de mesurer la qualité perçue. Selon la typologie du projet, l‘agence va mener une ou plusieurs enquêtes de satisfaction, jalon par jalon. C’est une étude quantitative qui est réalisée régulièrement pour mesurer les progrès réguliers de nos services. Une enquête peut être réalisée par courrier, par mail, en réunion ou par téléphone.